Ausgangslage und Projektrahmen

Die Tahir Rost- und Korrosionsschutz e.K. aus Herford ist ein Elektromeisterbetrieb und spezialisiertes Fachunternehmen für Straßenbeleuchtung und Korrosionsschutz. Das Unternehmen deckt die wesentlichen Leistungsbereiche der Straßenbeleuchtung ab – von der Wartung und Instandhaltung über LED-Umrüstungen bis hin zur Aufarbeitung, Beschichtung und zum Korrosionsschutz von Beleuchtungsmasten.

Im Rahmen des Auftrags für die Regionetz GmbH liegt der besondere Schwerpunkt auf dem Korrosionsschutz von Straßenbeleuchtungsmasten. Tahir Rost- und Korrosionsschutz verfügt in diesem Bereich über umfangreiche Erfahrung und bearbeitet jährlich mehrere tausend Straßenbeleuchtungsmasten. Die Arbeiten bei der Regionetz umfassen insbesondere die Vorbereitung und Reinigung der Mastoberflächen, die fachgerechte Korrosionsschutzbehandlung und Beschichtung sowie die vollständige Dokumentation der ausgeführten Arbeiten und festgestellten Besonderheiten. Geschäftsführer des Unternehmens ist Herr Dr. Tahir. Die operative Verantwortung sowie die Koordination und Steuerung dieses Auftrags liegen bei Herrn Rafal Artur.

Das Projekt umfasste eine größere Anzahl von Beleuchtungsmasten im Versorgungsgebiet der Regionetz GmbH. Die Arbeiten wurden durch mehrere Mitarbeiter beziehungsweise Kolonnen durchgeführt und straßenzugweise organisiert. Das Projekt erstreckte sich über einen längeren Zeitraum und war in klar abgegrenzte Ausführungsabschnitte unterteilt. Entscheidend war dabei nicht die reine Stückzahl, sondern dass jeder einzelne Standort eindeutig zugeordnet, fachgerecht bearbeitet und anschließend nachvollziehbar dokumentiert wurde.

Ausgangssituation: Dokumentation vor Einführung der App

Vor dem Einsatz von luxData.mobileApp erfolgte die Dokumentation überwiegend über Excel-Listen, Auftragslisten, Fotos und teilweise zusätzliche handschriftliche Informationen. Die Mitarbeiter mussten die ausgeführten Arbeiten den jeweiligen Standorten nachträglich zuordnen. Dieses Vorgehen funktionierte grundsätzlich, war bei größeren Mengen jedoch deutlich zeitaufwendiger und fehleranfälliger.

Die größte Herausforderung im Arbeitsalltag war die eindeutige Zuordnung: Wurden täglich viele Masten durch mehrere Mitarbeiter bearbeitet, musste am Ende zweifelsfrei nachvollziehbar sein, welcher Mast bearbeitet wurde und welcher nicht. Fotos, Excel-Listen und Rückmeldungen mussten teilweise nachträglich zusammengeführt werden, wodurch zusätzliche Rückfragen und administrativer Aufwand entstanden. Auch Besonderheiten vor Ort ließen sich nicht immer unmittelbar strukturiert dem jeweiligen Objekt zuordnen.

Als Netzbetreiber stellte die Regionetz GmbH entsprechend hohe Anforderungen an die Dokumentation: Es musste erkennbar sein, welcher Mast wann bearbeitet wurde und ob es Besonderheiten oder Hindernisse gab. Gerade bei größeren Stückzahlen stieß eine Dokumentation über verschiedene Excel-Listen, Fotos und einzelne Rückmeldungen an ihre Grenzen. Die Informationen mussten eindeutig objektbezogen und möglichst unmittelbar vor Ort erfasst werden.

Einführung und Einsatz der luxData.mobileApp

Entscheidend für die Wahl von luxData.mobileApp war, die vorhandenen Standort- und Objektdaten direkt in den Arbeitsprozess einzubinden. Die Mitarbeiter sollten vor Ort erkennen können, welcher Mast bearbeitet werden musste, und die ausgeführte Leistung unmittelbar am entsprechenden Objekt dokumentieren. „Unsere Erwartung war vor allem: weniger Medienbrüche, bessere Nachvollziehbarkeit und eine einfachere Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern, unserer Projektleitung und der Regionetz GmbH“, erklärt Herr Dr. Tahir, Geschäftsführer Tahir Rost- & Korrosionsschutz.

Die Einführung der App im Unternehmen verlief insgesamt unkompliziert. Wie bei jedem neuen digitalen Prozess war zunächst eine kurze Eingewöhnungsphase notwendig, doch für die Mitarbeiter war schnell erkennbar, welchen praktischen Nutzen die Anwendung bot. Nach einer Einweisung ließen sich die wesentlichen Funktionen bereits im täglichen Einsatz nutzen. Besonders wichtig war es dem Unternehmen, einen einheitlichen Arbeitsablauf für alle Kolonnen festzulegen.

Ablauf der Bearbeitung vor Ort

Im Projektverlauf erhielten die Mitarbeiter die vorgesehenen Arbeitsbereiche beziehungsweise Standorte und arbeiteten diese möglichst straßenzugweise ab. Vor Ort wurde der entsprechende Mast in der App aufgerufen. Nach Durchführung der Arbeiten wurde der Status direkt am Objekt dokumentiert und die erforderliche Fotodokumentation hinterlegt. Gab es Besonderheiten, oder konnte ein Mast beispielsweise aufgrund von Bewuchs, parkenden Fahrzeugen oder einer Baustelle nicht bearbeitet werden, wurde dies unmittelbar erfasst und nach Möglichkeit mit einem Foto ergänzt. Damit war eindeutig nachgewiesen, warum die Leistung an diesem Standort nicht ausgeführt werden konnte, und der Standort konnte gezielt für eine spätere Nachbearbeitung eingeplant werden.

GPS- und Standortinformationen erleichterten den Mitarbeitern insbesondere bei unbekannten Straßen oder schwer auffindbaren Masten die Orientierung und die Zuordnung, welche Objekte tatsächlich zum Auftrag gehörten. Das reduzierte Suchzeiten und verhinderte, dass versehentlich falsche Masten bearbeitet oder einzelne Standorte übersehen wurden. Da die Standort- und Objektdaten bereits vor Beginn der Arbeiten vorlagen, konnte das Unternehmen zudem im Vorfeld einschätzen, wie die Arbeiten räumlich sinnvoll aufgeteilt werden konnten und welche Kolonne welchen Bereich übernahm. Personal, Fahrzeuge, Material und Tagesleistung ließen sich dadurch besser planen, und unnötige Fahrwege wurden vermieden.

Dokumentierte Informationen und Rolle der Fotodokumentation

Direkt am Mast dokumentierten die Mitarbeiter insbesondere den Bearbeitungsstatus, die ausgeführte Leistung, Fotos sowie relevante Besonderheiten oder Hindernisse am Standort. Der Vorteil dieser objektbezogenen Erfassung lag darin, dass diese Informationen direkt dem jeweiligen Mast zugeordnet wurden. Eine nachträgliche Rekonstruktion, zu welchem Standort ein bestimmtes Foto oder eine bestimmte Information gehörte, war dadurch nicht mehr nötig.

Die Fotodokumentation war für die Qualitätssicherung und Nachweisführung von zentraler Bedeutung. Entstand später die Frage, ob ein bestimmter Mast bearbeitet wurde oder in welchem Zustand sich der Standort befand, ließ sich das direkt am Objekt nachvollziehen. Gleiches galt für Masten, die beispielsweise aufgrund von starkem Bewuchs oder eines anderen Hindernisses nicht bearbeitet werden konnten. „Ein Foto schafft hier schnell Klarheit und vermeidet unnötige Diskussionen“, ergänzt Herr Dr. Tahir.

Auch Besonderheiten oder Mängel konnten unmittelbar am jeweiligen Standort dokumentiert werden, statt in einer allgemeinen Liste oder in einzelnen Nachrichten unterzugehen. Dies ermöglichte eine gezielte Auswertung und bei Bedarf eine strukturierte Weitergabe an den Auftraggeber.

Effekte auf Effizienz, Qualität und Zusammenarbeit

Vor allem die Zuordnung der Standorte, die Fertigmeldung, die Fotodokumentation und die Erfassung von Besonderheiten wurden durch die App spürbar vereinfacht. Während früher verschiedene Informationen nachträglich zusammengeführt werden mussten, entstand nun ein großer Teil der Dokumentation unmittelbar während der eigentlichen Arbeit. Die Nachweise wurden dadurch strukturierter und objektbezogener. Das stellte einen wesentlichen Qualitätsgewinn dar und ermöglichte eine bessere Kontrolle darüber, welche Standorte abgeschlossen waren, wo Informationen fehlten und welche Masten noch einmal angefahren werden mussten.

Auch der administrative Aufwand und die Suche nach Informationen konnten reduziert werden. Auf eine konkrete prozentuale Einsparung wollte sich Herr Dr. Tahir nicht ohne belastbare Messung festlegen; in der Praxis zeigte sich der Vorteil jedoch deutlich: Bei Rückfragen ließ sich wesentlich schneller feststellen, was an einem konkreten Standort geschehen war, statt Mitarbeiter anzurufen oder verschiedene Listen und Fotos zu durchsuchen. „Der größte Vorteil ist, dass die Dokumentation nicht mehr nach der Arbeit entsteht, sondern direkt am Mast und eindeutig dem Standort zugeordnet, nachvollziehbar und mit den notwendigen Informationen und Fotos hinterlegt ist“, erläutert Herr Dr. Tahir.

Perspektive des Netzbetreibers: Regionetz GmbH

Auch aus Sicht der Regionetz GmbH als Auftraggeber und Netzbetreiber zeigten sich im Projektverlauf deutliche Effekte der digitalen Dokumentation. Der zentrale Vorteil lag in der papierlosen Bearbeitung: Ausgedruckte Excel-Tabellen wurden in der Praxis kaum gepflegt, und das reine Abhaken einer ganzen Straße reichte ohnehin nicht aus, da insbesondere bei Anstrich und Leuchtenwechsel neue Bilder anzufertigen waren. Abweichungen in der Datenbank fielen dadurch schnell auf.

Bemerkenswert war der Umfang des Rollouts: Sämtliche beauftragten Dienstleister sowie das eigene Personal der Regionetz GmbH setzten die luxData.mobileApp im Projekt ein.

Auch die Zusammenarbeit zwischen Regionetz GmbH, Tahir Rost- & Korrosionsschutz und sixData profitierte von der digitalen Dokumentation. Die Arbeitskontrolle vor Ort konnte auf ein Minimum zurückgefahren werden, da die Arbeiten sowohl als abgeschlossener Vorgang als auch als Foto dokumentiert wurden. Die eigentliche Kontrolle erfolgte dadurch zügig am Rechner.

Für einen Netzbetreiber hat eine vollständige, fotobasierte Dokumentation über die reine Zeitersparnis hinaus eine weitere zentrale Bedeutung: Sie macht Abweichungen und Qualitätsmängel unmittelbar sichtbar. „Das ist mitunter neben der Ersparnis das Wichtigste. So mancher dokumentiert auch, dass er die Arbeiten nicht richtig gemacht hat. Das fällt dann sofort auf und erleichtert die Kontrolle“, erklärt Herr Klöfkorn, Regionetz GmbH.

Diese Transparenz erleichterte nicht nur die laufende Qualitätssicherung, sondern auch die Abnahme der Leistungen sowie die Planung weiterer Maßnahmen im Versorgungsgebiet.

Einordnung: Einsatzmöglichkeiten der luxData-Plattform

Das Projekt zwischen Tahir Rost- & Korrosionsschutz und der Regionetz GmbH steht exemplarisch für ein Prinzip, das über die klassische Mastanstrich-Dokumentation hinausreicht. luxData.mobileApp ist Teil der luxData-Plattform von sixData, die ursprünglich aus der Straßenbeleuchtungssoftware hervorgegangen ist und heute als Asset-Management-Plattform für vielfältige Objektkategorien im öffentlichen Raum eingesetzt wird. Dazu zählen unter anderem Lichtsignalanlagen, Ladesäulen, Spielplätze, Hydranten und weitere Infrastrukturelemente.

Überall dort, wo Objekte im öffentlichen Raum verwaltet, instandgehalten und dokumentiert werden müssen, lässt sich das im Regionetz-Projekt bewährte Prinzip anwenden: eindeutige Objektzuordnung, Standortinformationen direkt vor Ort, unmittelbare Statusmeldung und lückenlose Fotodokumentation.

Für Unternehmen und Netzbetreiber, deren Instandhaltungs- und Dokumentationsprozesse bislang über Papierlisten oder isolierte Excel-Tabellen organisiert sind, zeigt dieses Projekt einen praxiserprobten Weg: weg vom nachträglichen Zusammensuchen von Informationen, hin zu einer Dokumentation, die unmittelbar am Objekt entsteht, dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.